Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 30 juillet 2026
COPZEN aide les copropriétés à gérer le quotidien (signalements, communication, QR d'immeuble, suivi des prestataires et contrats, rapport mensuel) et à décrypter leurs documents (PV d'AG, contrats de prestation). Nous éditons également des guides téléchargeables. Cette page explique quelles données nous traitons, pourquoi, avec qui, combien de temps, et comment exercer vos droits.
1. Responsable du traitement
OKTOMARU, SASU au capital de 500 €, RCS Paris 107 749 020, siège social 47 rue Vivienne 75002 Paris, édite et exploite COPZEN (copzen.com).
Contact données personnelles : formulaire de contact.
2. Données que nous traitons
Occupants & signalements (page d'immeuble /b)
Lorsque vous signalez un problème ou vous présentez à votre immeuble : nom, prénom, email, téléphone (facultatif), localisation dans l'immeuble (bâtiment, étage, n° de lot, statut locataire/propriétaire), ainsi que la description et la photo éventuelle du problème signalé.
Contacts de l'immeuble
Pour acheminer les alertes : nom, rôle (conseil syndical, syndic, gardien), email et téléphone des personnes à notifier.
Prestataires & contrats de l'immeuble
Le conseil syndical peut recenser, dans son cockpit, les prestataires de la copropriété : société, téléphone (il peut s'agir d'une donnée personnelle lorsque le prestataire est un artisan exerçant en son nom propre), fréquence, période, périmètre d'intervention, échéance du contrat et prix annuel. Ces informations sont saisies par les membres habilités du conseil syndical (ou le syndic), pas par les occupants.
Sur la page publique de l'immeuble, seules les informations utiles aux occupants sont affichées (type de prestation, société, fréquence, période) : le téléphone du prestataire et le prix ne sont jamais exposés publiquement — ils restent réservés au cockpit du conseil syndical.
Prospects (page d'accueil & décrypteur)
Votre adresse email, lorsque vous demandez un accès anticipé ou l'envoi d'une analyse.
Guides téléchargeables (ebooks)
Votre adresse email, lorsque vous demandez l'envoi d'un guide gratuit ou achetez un guide payant, pour vous livrer le document et — si vous l'avez accepté — vous adresser nos informations commerciales.
Documents analysés par l'IA (PV d'AG, contrats de prestation)
Le texte de votre PV d'AG, ou du contrat de prestation déposé par le conseil syndical, est analysé « à la volée » pour produire le résumé ou pré-remplir la fiche du prestataire, puis n'est pas conservé : nous ne stockons ni le document, ni son contenu.
Pour l'analyse d'un contrat, seule l'extraction vérifiée et validée par le conseil syndical (les champs de la fiche prestataire) est enregistrée. Le fichier déposé, lui, n'est jamais stocké.
Événements publics de la commune
La page d'immeuble et le rapport mensuel peuvent afficher les événements publics organisés dans votre commune. Seul le nom de la commune est transmis à notre fournisseur d'agenda : aucune donnée personnelle d'occupant, aucune adresse ni aucun nom d'immeuble ne lui est envoyé.
3. Finalités & bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Traiter et acheminer un signalement au conseil syndical / syndic / gardien | Intérêt légitime (bonne gestion de la copropriété) / exécution du service |
| Tenir l'annuaire des occupants de l'immeuble | Intérêt légitime |
| Fournir le cockpit aux membres du conseil syndical | Exécution du contrat |
| Recenser les prestataires et contrats de la copropriété (suivi des échéances, budget, transparence envers les occupants) | Intérêt légitime (bonne gestion de la copropriété) / exécution du service |
| Pré-remplir une fiche prestataire par analyse IA d'un contrat déposé par le conseil syndical | Exécution du service, à la demande expresse du conseil syndical |
| Adresser le rapport mensuel de l'immeuble au conseil syndical et au syndic | Exécution du contrat / intérêt légitime |
| Afficher les événements publics de la commune sur la page d'immeuble | Intérêt légitime (information des occupants) — aucune donnée personnelle transmise au tiers |
| Générer et afficher l'image du QR code de l'immeuble | Exécution du service |
| Vous envoyer une analyse de PV demandée | Exécution d'une mesure pré-contractuelle / consentement |
| Vous livrer le guide (ebook) demandé et vous adresser nos informations commerciales | Consentement — retrait et désinscription à tout moment |
| Vous informer du lancement (prospection) | Consentement — retrait à tout moment |
4. Destinataires & sous-traitants
Vos données ne sont jamais revendues. Elles sont accessibles aux personnes habilitées de votre immeuble (conseil syndical, syndic, gardien selon le cas) et à nos sous-traitants techniques, strictement pour faire fonctionner le service :
| Sous-traitant | Rôle | Hébergement |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données & stockage des photos | Union européenne (eu-west-1) |
| Vercel | Hébergement de l'application web | UE / États-Unis |
| OpenRouter + Anthropic | Analyse IA des documents : décrypteur de PV d'AG et extraction d'un contrat de prestation. Le texte du document déposé est transmis au modèle pour produire l'analyse, puis n'est conservé ni par nous, ni pour l'entraînement de modèles. | États-Unis |
| Hostinger | Emails transactionnels (notifications, rapport mensuel) | Union européenne |
| systeme.io | Gestion des prospects, livraison des guides & emails marketing | Union européenne |
| Stripe | Encaissement des abonnements, kits et guides. COPZEN ne stocke aucune donnée bancaire. | UE / États-Unis |
| short.io | Liens courts des QR d'immeuble | UE / États-Unis |
| OpenAgenda (Open Agenda SAS) | Agenda des événements publics de la commune. Seul le nom de la commune est transmis ; le résultat est mis en cache 24 h chez nous pour limiter les appels. | Union européenne (France) |
| goQR.me (api.qrserver.com) | Génération de l'image du QR code (cockpit et page d'affiche). L'appel transmet l'URL publique de l'immeuble — aucune donnée d'occupant. Ce service n'utilise pas de cookie et ne journalise pas le contenu des QR générés. | Union européenne (Allemagne) |
Les transferts hors UE (Vercel, Anthropic/OpenRouter, Stripe, le cas échéant short.io) sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Signalements (et photo associée) | Durée de traitement du ticket, puis archivage jusqu'à 1 an |
| Annuaire des occupants | Tant que la personne occupe le logement ; supprimé sur demande ou après 3 ans d'inactivité |
| Contacts de l'immeuble | Tant que la copropriété utilise COPZEN |
| Prestataires & contrats de l'immeuble (dont téléphone et prix annuel) | Tant que la copropriété utilise COPZEN ; suppression possible à tout moment par le conseil syndical |
| Prospects (email) | 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à désinscription |
| Email collecté pour un guide (ebook) | 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à désinscription |
| Documents déposés pour analyse IA (PV d'AG, contrats) | Non conservés (traitement à la volée) — seule l'extraction validée par le conseil syndical est enregistrée |
Cache des événements de la commune (city_events_cache) | 24 h, puis rafraîchi — aucune donnée personnelle |
Journal d'envoi des emails (email_log : immeuble et type d'email, sans adresse ni contenu) | 12 mois (statistiques d'usage) |
Journal des campagnes de rapport mensuel (digest_log : mois d'envoi uniquement) | 12 mois — aucune donnée personnelle |
| Journaux techniques de sécurité | Courte durée (anti-abus) — compteurs anti-abus purgés au bout de 48 h |
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
Pour les exercer, écrivez à formulaire de contact. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL.
7. Cookies
COPZEN n'utilise aucun cookie publicitaire ni traceur. Seuls des cookies strictement nécessaires sont déposés pour la connexion sécurisée au cockpit (cookies de session HttpOnly, non lisibles par des scripts). Aucun bandeau de consentement n'est donc requis pour la navigation.
8. Sécurité
Nous protégeons vos données par le chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), un cloisonnement par immeuble au niveau de la base (RLS), un stockage des photos en accès privé via des liens signés à durée limitée, et des protections anti-abus sur nos points d'accès.